一、實(shí)施依據(jù)
1. 根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》規(guī)定，高等學(xué)校所有二級(jí)單位（處級(jí)建制）所形成的檔案資料，都應(yīng)按期、有序、規(guī)范向本校檔案館移交保存。
2. 高校檔案館代表國(guó)家接收、存放全校各單位檔案并提供服務(wù)，負(fù)有依法督促各單位按期、完整、規(guī)范移交檔案的義務(wù)、權(quán)利。
3. 每年上半年6月30日前，各單位檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本單位檔案立卷員按規(guī)定向檔案館規(guī)范移交本單位上一年度形成的檔案，具體移交規(guī)范、內(nèi)容、手續(xù)按《西南石油大學(xué)檔案工作手冊(cè)》相關(guān)規(guī)定條款執(zhí)行。
二、歸檔時(shí)間
1. 黨群類(lèi)、行政類(lèi)及其它各類(lèi)的綜合性文件材料，按年度在次年六月底以前歸檔；
2. 教學(xué)類(lèi)按按年度在次學(xué)年12月底前歸檔；
3. 科研、基建、產(chǎn)品類(lèi)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；
4. 儀器設(shè)備類(lèi)隨機(jī)文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收后二個(gè)月內(nèi)歸檔，設(shè)備的管理、使用、維修和改進(jìn)工作中形成的材料在次年六月以前按年度歸檔；
5. 財(cái)會(huì)類(lèi)檔案按年度立卷，在次年六月以前按年度歸檔，其中會(huì)計(jì)憑證及賬簿在財(cái)務(wù)部門(mén)保存一年后歸檔；
6. 人物檔案隨時(shí)歸檔。
三、歸檔文件材料及案卷質(zhì)量要求
（一） 歸檔文件材料的質(zhì)量要求
1. 凡歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確、完整；
2. 歸檔的文件材料要符合文件制作要求，標(biāo)題、落款、時(shí)間(年、月、日)、印章、簽發(fā)必須齊全完整；
3. 凡歸檔的各類(lèi)材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書(shū)寫(xiě)工整、字跡、聲像清晰；
4. 凡歸檔的文件材料應(yīng)使用蘭黑或碳素墨水書(shū)寫(xiě)或打印，嚴(yán)禁使用鉛筆、水彩筆、圓珠筆、純蘭墨水等易褪色材料書(shū)寫(xiě)；
5. 歸檔的文件材料紙張幅面應(yīng)符合要求，一般文件材料應(yīng)為A4型310mm×220mn(長(zhǎng)×寬)；
6. 歸檔的文件材料必須是原件，任何單位或個(gè)人不得將原件留下，用復(fù)印件頂替；
7. 一般以每份文件為一件，文件正本、簽發(fā)稿、定稿合為一件。
（二）案卷質(zhì)量要求
1. 應(yīng)歸檔的文件材料，齊全完整；
2. 分類(lèi)清楚，并保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；
3. 案卷標(biāo)題確切、卷內(nèi)文件排列有序；
4. 保管期限、密級(jí)劃分恰當(dāng)；
5. 卷皮、目錄、備考表書(shū)寫(xiě)清晰正規(guī)；
6. 案卷裝訂美觀(guān)牢固。
（具體要求詳見(jiàn)《西南石油大學(xué)文件材料立卷歸檔程序及案卷質(zhì)量要求細(xì)則》）
四、保障措施
1. 嚴(yán)格執(zhí)行文件、材料的形成單位及課題組立卷歸檔制度，堅(jiān)持做到“三納入”、“四同步”：即將立卷歸檔工作，納入學(xué)校及各部門(mén)、課題組的工作計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的工作職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
2. 為確保我校檔案的完整性、有效性，促進(jìn)檔案館按期接收、整檔、入庫(kù)、服務(wù)，各單位必須明確本單位檔案管理負(fù)責(zé)人和檔案立卷員，確保基層建檔立卷工作落到實(shí)處。
3. 二級(jí)單位檔案管理負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)：
①負(fù)責(zé)本單位檔案工作管理、發(fā)展規(guī)劃、條件建設(shè)；
②具體指導(dǎo)本單位按規(guī)定完整立檔，確保建檔質(zhì)量；
③督促檔案立卷員按年度向?qū)W校檔案館移交規(guī)范檔案。
4. 二級(jí)單位檔案立卷員崗位職責(zé)：
①完成本單位各類(lèi)資料的完整收集和規(guī)范建檔；
②負(fù)責(zé)文件材料的安全、保密工作，按期向?qū)W校檔案館規(guī)范移交檔案；
③承擔(dān)本單位檔案管理信息化建設(shè)及編研工作；
④接受學(xué)校檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)。
5. 凡對(duì)科研成果、產(chǎn)品規(guī)劃與試制、基建工程、重要設(shè)備等進(jìn)行鑒定驗(yàn)收時(shí),有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)必須通知檔案部門(mén)參加,并會(huì)同檔案人員對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料加以審查,簽署意見(jiàn), 沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的項(xiàng)目,不得予以驗(yàn)收和上報(bào)成果。
6. 為確保我校歸檔工作的有序進(jìn)行，學(xué)校建立全校歸檔通報(bào)制度，于每年上半年（4月份）向全校公布上年度歸檔單位名單及歸檔情況，對(duì)未按規(guī)定歸檔的單位給予一個(gè)月整改期，原則上期限不超過(guò)2個(gè)月（6月30日前完成）。
7. 根據(jù)國(guó)家檔案局對(duì)企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理的達(dá)標(biāo)要求，學(xué)校將逐步把歸檔工作納入各單位年度目標(biāo)管理工作考核，要求各單位切實(shí)重視檔案基礎(chǔ)建設(shè)。
8. 本實(shí)施辦法經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)審批后執(zhí)行，解釋權(quán)在人事處與檔案館。
二○○七年九月十日
