西南石油大學(xué)檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了加強(qiáng)我校檔案工作，更好地為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、教育部與國(guó)家檔案局共同頒行的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》及《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則（試行）》等有關(guān)檔案工作法令、法規(guī)，制定本辦法。
第二條 學(xué)校檔案，是指我校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條 學(xué)校檔案反映著學(xué)校建立、發(fā)展的歷史過(guò)程和歷史面貌，是學(xué)校搞好各項(xiàng)工作的依據(jù)和憑證，因此，必須由學(xué)校檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理。
第四條 檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，搞好檔案工作對(duì)學(xué)校的發(fā)展有著極其重要的意義。學(xué)校應(yīng)將檔案工作納入整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。
第二章 檔案工作網(wǎng)絡(luò)和檔案館基本職責(zé)
第五條 我校設(shè)立檔案工作委員會(huì)，作為學(xué)校檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和咨詢(xún)機(jī)構(gòu)。檔案工作由一位校領(lǐng)導(dǎo)分管，各院系、部、處、室分別由一名主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)分管本部門(mén)檔案的立卷歸檔工作。
第六條 學(xué)校設(shè)立檔案館。檔案館既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門(mén)，又是保存和提供利用本校檔案的業(yè)務(wù)部門(mén)。在業(yè)務(wù)方面接受四川省教育廳、四川省檔案館的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第七條 學(xué)校各二級(jí)單位要根據(jù)需要，配備1-2名專(zhuān)（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料日常管理和年終立卷歸檔工作，各部門(mén)的專(zhuān)（兼）職檔案人員業(yè)務(wù)上接受校檔案館指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第八條 檔案館的基本職責(zé)
（一）貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃我校檔案工作；
（二）擬訂我校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)；
（三）組織協(xié)調(diào)各部門(mén)檔案工作，對(duì)檔案分室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；
（四）負(fù)責(zé)征集、接收、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管高校的各類(lèi)檔案資料；
（五）負(fù)責(zé)編制各類(lèi)檔案檢索工具，匯編檔案參考資料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源；
（六）組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；
（七）開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作；
（八）開(kāi)展我校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；
（九）利用檔案和校史資料開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮其文化教育功能；
（十）開(kāi)展國(guó)內(nèi)外檔案管理、校史工作學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。
第三章 檔案工作人員編制、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備
第九條 檔案館的人員編制，根據(jù)學(xué)校發(fā)展規(guī)模、每年檔案遞增的數(shù)量和庫(kù)藏檔案總量等實(shí)際需要確定。檔案專(zhuān)職人員應(yīng)政治可靠、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)并具有大專(zhuān)以上文化程度，并具備一定檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。其中負(fù)責(zé)人事、黨群類(lèi)檔案管理的員工必須是中共黨員，符合機(jī)要人員條件。
第十條 檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守，堅(jiān)持原則，遵守紀(jì)律，鉆研業(yè)務(wù)，努力做好本職工作。
第十一條 各部門(mén)專(zhuān)（兼）職檔案人員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，確因工作需要調(diào)離崗位時(shí)，必須報(bào)檔案館核備并選好人員做好接替工作。
第十二條 檔案工作經(jīng)費(fèi)應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，確保檔案行政業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)需要，專(zhuān)款專(zhuān)用。專(zhuān)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)費(fèi)用應(yīng)列入預(yù)算。學(xué)校各職能部門(mén)對(duì)于保存本部門(mén)歸檔文件材料所需的箱柜等用具應(yīng)在本部門(mén)經(jīng)費(fèi)中給予解決。
第十三條 學(xué)校應(yīng)為檔案館提供專(zhuān)用的符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，并配置必要的恒溫、恒濕設(shè)備，以滿(mǎn)足檔案保存以及現(xiàn)代化管理的需要。
第十四條 學(xué)校應(yīng)有計(jì)劃地為檔案部門(mén)配置檢索、復(fù)印、錄音、照相等設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理與檔案的縮微化。
第四章 文件材料的歸檔、移交和接收
第十五條 各類(lèi)文件材料的形成、積累和歸檔是確保檔案完整和系統(tǒng)的基礎(chǔ)，因此，必須建立健全文件材料的立卷歸檔制度。
第十六條 各單位要把文件材料的形成、積累和歸檔工作納入本部門(mén)的工作計(jì)劃、規(guī)章制度以及教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍內(nèi)。在布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)各項(xiàng)工作時(shí)，同時(shí)布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)檔案工作，做到每項(xiàng)重要的工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。
第十七條 全校各類(lèi)人員在其職務(wù)活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的各種文件材料，必須按照規(guī)定，及時(shí)歸檔，任何單位和個(gè)人，不得據(jù)為己有或自行處理。
對(duì)于個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，檔案館應(yīng)通過(guò)征集、代管等多種形式進(jìn)行管理。
第十八條 進(jìn)一步加強(qiáng)文件形成部門(mén)立卷歸檔制度，各類(lèi)文件材料均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)按《西南石油大學(xué)文件材料立卷歸檔程序及案卷質(zhì)量要求細(xì)則》《西南石油大學(xué)檔案規(guī)范歸檔實(shí)施辦法》進(jìn)行整理、立卷，定期向檔案部門(mén)移交歸檔。檔案館應(yīng)對(duì)各部門(mén)立卷歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理部門(mén)應(yīng)配合檔案館以年度為單位進(jìn)行校級(jí)發(fā)文的電子文檔歸檔工作。
第十九條 檔案館應(yīng)根據(jù)各類(lèi)檔案的歸檔時(shí)間，及時(shí)接收各立卷部門(mén)移交的檔案，并嚴(yán)格履行交接手續(xù)，（依據(jù)移交清冊(cè)，仔細(xì)清點(diǎn)核對(duì)，準(zhǔn)確無(wú)誤后，雙方在移交清冊(cè)上簽字、蓋章）。
第二十條 檔案館接收的檔案，應(yīng)符合有關(guān)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。
第五章 檔案的管理
第二十一條 檔案館對(duì)保存的全部檔案，要進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、編目、上架、編制檢索工具，逐步實(shí)行檔案的現(xiàn)代化管理。
第二十二條 檔案館要確保檔案的安全。檔案庫(kù)房要有專(zhuān)人管理，并且有防盜、防火、防塵、防潮、防蟲(chóng)、防強(qiáng)光、防高溫、防有害氣體等“八防”措施。
第二十三條 檔案館要努力研究檔案保管技術(shù)，對(duì)已破損或字跡褪色的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。
第二十四條 檔案館應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出及保管利用情況進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)、按照上級(jí)規(guī)定，準(zhǔn)確編制檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，并及時(shí)上報(bào)。
第二十五條 檔案館要定期對(duì)所保存的檔案和資料的保管情況以及保密情況進(jìn)行檢查，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取有效措施，并向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第六章 檔案的利用
第二十六條 本校保存的全部檔案，主要供本校利用。本校各單位及教職工憑介紹信或工作證，在說(shuō)明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱和利用屬公開(kāi)范圍的檔案。
第二十七條 校外單位或個(gè)人，需要查閱本校檔案時(shí)，應(yīng)持該單位正式介紹信，經(jīng)檔案館長(zhǎng)同意方可查閱一般檔案。
第二十八條 檔案館要積極開(kāi)展檔案的利用工作，編制多種檢索工具和參考資料，制定檔案借閱辦法，設(shè)立閱覽室，為利用者提供方便。
第二十九條 利用未開(kāi)放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案館館長(zhǎng)批準(zhǔn)。涉及未公開(kāi)的技術(shù)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)校長(zhǎng)審查批準(zhǔn)。需要利用的檔案涉及重大問(wèn)題或者國(guó)家秘密，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校保密工作部門(mén)審查批準(zhǔn)。屬下列情況之一者，在提供檔案利用時(shí)要嚴(yán)加控制：
（一） 涉及黨和國(guó)家秘密的；
（二） 涉及專(zhuān)利或技術(shù)秘密的；
（三） 涉及個(gè)人隱私的；
（四） 檔案形成部門(mén)規(guī)定限制利用的。
第三十條 對(duì)于重要的、珍貴的已用上款控制利用的檔案和資料，一律不外借，僅供在檔案館內(nèi)查閱。
第七章 檔案的鑒定和銷(xiāo)毀
第三十一條 檔案保管期限分為：永久、長(zhǎng)期、短期三種，確定的原則是：
（一）凡是記述和反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；
（二）凡是記述和反映本單位一般職能活動(dòng)，在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管；
（三）凡是在較短時(shí)期內(nèi)本單位需要查考利用的檔案，列為短期保管。
第三十二條 檔案館要定期對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作在主管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)、校保密委員會(huì)、檔案館組成鑒定小組，其職責(zé)是：
（一） 審核本校各類(lèi)檔案保管期限表；
（二） 確定本校各類(lèi)檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)；
（三） 調(diào)整庫(kù)存檔案的保管期限和密級(jí)；
（四） 對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行直接鑒定，并提出存毀意見(jiàn)。
第三十三條 過(guò)期的無(wú)保存價(jià)值的檔案通過(guò)鑒定后應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀檔案，要由鑒定小組寫(xiě)出報(bào)告、造具清冊(cè)報(bào)主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。銷(xiāo)毀時(shí)要指定專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，嚴(yán)防失密。銷(xiāo)毀后應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。
第三十四條 未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷(xiāo)毀任何檔案。
第八章 考核、獎(jiǎng)勵(lì)和處分
第三十五條 學(xué)校對(duì)各二級(jí)單位檔案工作建立年度檢查、考核和評(píng)比制度。將檔案工作開(kāi)展情況納入對(duì)各二級(jí)單位年度考核內(nèi)容。
學(xué)校明確崗位職責(zé)，對(duì)專(zhuān)（兼）職檔案人員的工作狀況，定期進(jìn)行考評(píng)。
第三十六條 凡熱愛(ài)檔案工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)并有下列表現(xiàn)之一的集體或個(gè)人，學(xué)校將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
（一） 文件收集齊全完整，整理符合要求并按時(shí)向檔案館移交歸檔者；
（二） 向?qū)W校捐贈(zèng)重要或珍貴檔案者；
（三） 在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理上做出顯著成績(jī)者；
（四） 在檔案的收集、管理、提供利用等方面成績(jī)突出，為學(xué)校節(jié)約較多資金者；
（五） 對(duì)安全保護(hù)檔案，防止和挽救事故有功，使檔案免受重大損失者；
（六） 同破壞、盜竊、損毀檔案的壞人、壞事進(jìn)行英勇斗爭(zhēng)事跡突出者。
第三十七條 凡有下列行為之一者，學(xué)校將根據(jù)情節(jié)輕重，依照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》有關(guān)規(guī)定給予行政處分或經(jīng)濟(jì)制裁，直至追究法律責(zé)任。
（一）損毀、丟失、變賣(mài)、盜竊或擅自銷(xiāo)毀檔案者；
（二）將職務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件材料、資料據(jù)為己有，拒絕向檔案館移交的歸檔者；
（三）擅自提供、抄錄、復(fù)印、公布檔案者；
（四）涂改、偽造檔案者；
（五）向無(wú)關(guān)人員透露檔案機(jī)密者；
（六）由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，或工作人員玩忽職守，使檔案遭受重大損失者。
第九章 附 則
第三十八條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。本辦法與以前文件沖突之處，以本辦法為準(zhǔn)。
第三十九條 本辦法2010年11月15日經(jīng)西南石油大學(xué)檔案工作委員會(huì)第一次全會(huì)討論通過(guò)。本辦法解釋權(quán)歸學(xué)校檔案工作委員會(huì)。
