西南石油大學(xué)檔案館規(guī)章制度
檔案庫(kù)房管理制度
一、檔案庫(kù)房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，非本室工作人員不得隨便進(jìn)入。
二、保管檔案必須有專(zhuān)用庫(kù)房，并設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)采取有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。
三、檔案進(jìn)出庫(kù)房，要建立嚴(yán)格的登記制度，包括檔案收進(jìn)入庫(kù)，庫(kù)存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。
四、檔案庫(kù)房要做到符合八防（防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光），達(dá)到三無(wú)（無(wú)霉變、無(wú)丟失、無(wú)差錯(cuò)），確保檔案的完整和安全，定人定時(shí)做好庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度變化的觀(guān)測(cè)和記錄。
五、對(duì)新接收入庫(kù)檔案要嚴(yán)格檢查，對(duì)有蟲(chóng)蛀、發(fā)霉及其它問(wèn)題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫(kù)。
六、庫(kù)房?jī)?nèi)安置溫濕度計(jì)，每天定時(shí)測(cè)記。一般庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在
14
℃
-24
℃
之間，標(biāo)準(zhǔn)濕度45%-60%，其他聲像檔案庫(kù)房溫度宜
18
℃
-24
℃
相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%-45％，對(duì)電子檔案應(yīng)存放防磁柜，并定期檢查，每四年倒一次光盤(pán)，并異地保存一套。
七、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，應(yīng)保持清潔，認(rèn)真做好庫(kù)房、裝具的除塵衛(wèi)生工作，禁止一切與保管檔案無(wú)關(guān)的及損害檔案材料的物品入庫(kù)房，保持庫(kù)內(nèi)整潔，不得堆放與檔案無(wú)關(guān)的物品。
八、每學(xué)期結(jié)束前，要對(duì)案卷進(jìn)行總清點(diǎn)，檢查帳、卡、物是否相符。
九、每天下班前，應(yīng)關(guān)閉庫(kù)房門(mén)窗，切斷水、電源，確保檔案安全。
十、定期打掃庫(kù)房衛(wèi)生，保持庫(kù)房與檔案的清潔。
檔案資料查、借閱辦法
為了有效地利用檔案，更好地為教學(xué)科研和黨政管理等項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。
1. 本校工作人員因工作需要查閱本部門(mén)或本人形成的檔案，可直接到檔案館查閱；查閱非本部門(mén)非密級(jí)檔案，須持單位介紹信；查閱不屬于本部門(mén)的保密檔案，須經(jīng)保密單位負(fù)責(zé)人和館負(fù)責(zé)人同意；查閱學(xué)校黨委會(huì)議、校長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、上級(jí)文件等不宜公開(kāi)的檔案，須經(jīng)黨辦校辦主任批準(zhǔn)，上級(jí)保密文件需經(jīng)學(xué)校保密委員會(huì)批準(zhǔn)。
2. 外單位人員利用本館非密級(jí)檔案，須持單位介紹信或個(gè)人有效證件，先經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，再按規(guī)定辦理查閱手續(xù)。
3. 港、澳人員、臺(tái)灣同胞，海外僑胞要求利用本館開(kāi)放檔案的，須經(jīng)主管部門(mén)介紹，外國(guó)人利用此類(lèi)檔案，須經(jīng)學(xué)校外事管理部門(mén)介紹和校保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可查閱。
4. 電話(huà)查詢(xún)檔案，只限咨詢(xún)一般問(wèn)題，凡要求將查檔結(jié)果寄往查詢(xún)單位的，必須憑單位介紹信并先匯來(lái)服務(wù)費(fèi)后，經(jīng)館長(zhǎng)同意方可辦理。
5. 利用檔案須認(rèn)真填寫(xiě)《查檔登記表》和《利用效果登記表》，檔案原則上在館內(nèi)閱覽，如因工作需要借出，須經(jīng)管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)，每次借出檔案不超過(guò)5卷，借期不超過(guò)10天，延長(zhǎng)借閱時(shí)間需另辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不歸還者，應(yīng)酌情罰款。保密檔案一律不對(duì)外借出。
6. 檔案利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，要對(duì)檔案的保密，安全，完整負(fù)責(zé)，不得隨意增刪、涂改、抽頁(yè)、調(diào)換、撕毀、轉(zhuǎn)借，不得擅自公開(kāi)檔案內(nèi)容，更不能丟失，如發(fā)現(xiàn)上述情況，按《檔案法》有關(guān)條款處理。
7. 對(duì)中華人民共和國(guó)成立前的珍貴檔案，一般不予外借，并控制復(fù)印次數(shù)。
8. 復(fù)制非保密檔案由檔案館統(tǒng)一辦理，收取一定工本費(fèi)，凡需復(fù)制或摘抄保密檔案，須經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
9. 外單位人員和校內(nèi)人員非工作原因利用本館檔案，酌情收取一定費(fèi)用。
10. 人事檔案查、借閱辦法：
10.1 查、借閱校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案，必須經(jīng)校黨委分管組織工作的書(shū)記審批，由校黨委組織部或校人事處領(lǐng)導(dǎo)指定專(zhuān)人查、借閱；查、借閱處級(jí)干部檔案，視查閱內(nèi)容分別經(jīng)校黨委組織部或校人事處領(lǐng)導(dǎo)審批，并指定組織、人事干部查、借閱；查、借閱本單位科以下干部和工人檔案，按以下辦法審批：屬各學(xué)院、系（部）、附屬單位的，由各學(xué)院、系（部）、附屬單位確定一位行政領(lǐng)導(dǎo)審批；屬校本部機(jī)關(guān)各部門(mén)的人員，由校機(jī)關(guān)各部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；查、借閱非本部門(mén)人員檔案，均須經(jīng)校黨委組織部或校人事處領(lǐng)導(dǎo)審批；凡外單位來(lái)函需查閱干部、工人人事檔案的，按查詢(xún)內(nèi)容分別交校黨委組織部或校人事處領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可利用人事檔案。
10.2 凡查閱干部、工人人事檔案，查閱單位應(yīng)派兩名中共正式黨員干部到人事檔案科查閱室查閱。查閱完畢后，須進(jìn)行登記；
10.3 干部、工人人事檔案一般不外借，如遇特殊情況，確需借出使用時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批和登記手續(xù)。借出的檔案必須指定專(zhuān)人保管，不得轉(zhuǎn)借他人，更不得把檔案給無(wú)關(guān)人員或干部本人翻閱。借閱不得超過(guò)15天，若需延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)及時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)；
10.4 任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案；
10.5 閱檔者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、增添、撤換檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容；
10.6 閱檔單位或個(gè)人，不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，須經(jīng)干部、工人人事檔案主管部門(mén)審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制（拍攝）；
10.7 閱檔時(shí)，嚴(yán)禁吸煙、喝水，嚴(yán)防損壞和污染檔案材料；
10.8 不得通過(guò)電話(huà)查詢(xún)干部人事檔案；
10.9 查、借閱學(xué)生檔案，查、借閱單位應(yīng)派主管學(xué)生工作的學(xué)工干部執(zhí)單位介紹信到人室檔案科查、借閱。查閱完畢后，須進(jìn)行登記。原則上，學(xué)生檔案一般不外借。如遇特殊情況確需借閱的，借閱不得超過(guò)7天。若需延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)及時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)。
檔案館安全、保密制度
為確保黨和國(guó)家的機(jī)密與安全，根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合檔案館的具體情況，特制定本制度。
1. 檔案工作人員和檔案利用人員，都必須認(rèn)真執(zhí)行《保密法》及有關(guān)保密管理規(guī)定，增強(qiáng)保密觀(guān)念，遵守保密制度，盡職盡責(zé)地做好檔案的安全和保密工作。
2. 檔案館屬機(jī)要部門(mén)，非本館人員未經(jīng)同意不得進(jìn)入檔案庫(kù)房；
3. 檔案管理人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱制度，履行借閱登記手續(xù)。來(lái)人查閱檔案，要在檔案人員的指導(dǎo)下查閱，不得個(gè)人自行查找，歸還檔案要檢查，防止抽調(diào)，攥改檔案內(nèi)容。
4. 檔案人員要嚴(yán)守保密制度，不得向任何人隨便談?wù)摍n案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案。凡屬機(jī)密檔案資料，辦完后及時(shí)入庫(kù)入柜鎖上，不得隨意放在桌上，以防失密；
5. 檔案庫(kù)房明顯處要有安全防火設(shè)備，認(rèn)真做好“八防”工作，檔案庫(kù)房嚴(yán)禁煙火，不得攜帶易燃、易爆、易腐物品入庫(kù)，下班前務(wù)必關(guān)好室內(nèi)電源及門(mén)窗后方可離開(kāi)。如發(fā)現(xiàn)可疑跡象，應(yīng)立即向本單位領(lǐng)導(dǎo)和保衛(wèi)處部門(mén)報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)；
6. 辦公廢紙、廢件、重復(fù)件、復(fù)制件等不得當(dāng)垃圾處理，必須專(zhuān)人負(fù)責(zé)燒毀。
7. 任何人員不得以任何借口違反規(guī)章制度，檔案人員如因玩忽職守，造成檔案失密、泄密，要視其情節(jié)輕重給予處分。
校史館參觀(guān)接待辦法
為了充分發(fā)揮檔案的教育宣傳功能，以?xún)?yōu)質(zhì)的服務(wù)向全校師生和國(guó)內(nèi)外來(lái)賓宣傳展示我校發(fā)展歷史和建設(shè)成就，進(jìn)行愛(ài)國(guó)主義和革命傳統(tǒng)教育，培養(yǎng)學(xué)生人文精神，促進(jìn)精神文明建設(shè)，更好地為學(xué)校的教學(xué)科研服務(wù)，特制定本辦法。
1. 校史館參觀(guān)接待對(duì)象和范圍
校史館作為校園文化教育基地，實(shí)行免費(fèi)開(kāi)放，開(kāi)放對(duì)象為校內(nèi)師生、校友、學(xué)生家長(zhǎng)和社會(huì)各界友好人士。
2. 校史館參觀(guān)接待以團(tuán)體參觀(guān)接待為主。參觀(guān)活動(dòng)采取分類(lèi)接待的辦法。
1) 來(lái)學(xué)校檢查、考察、訪(fǎng)問(wèn)、參觀(guān)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、外賓需參觀(guān)校史館，由學(xué)校有關(guān)部門(mén)提前正式通知校史館；
2) 校內(nèi)各二級(jí)部門(mén)組織的教工、學(xué)生、離退休人員的團(tuán)體參觀(guān)，由本單位與校史館聯(lián)系后安排進(jìn)行；
3) 雙休日、節(jié)假日原則上只接待學(xué)校統(tǒng)一安排的團(tuán)體參觀(guān)。校辦應(yīng)在放假前將接待計(jì)劃通知校史館，以便校史館做好值班、接待等的安排。遇特殊情況，有關(guān)單位提出參觀(guān)申請(qǐng)，由館長(zhǎng)批準(zhǔn)后亦可安排接待。
3. 無(wú)特殊情況，各單位的參觀(guān)活動(dòng)，至少應(yīng)提前一個(gè)工作日與校史館進(jìn)行聯(lián)系，確定參觀(guān)人數(shù)、身份、參觀(guān)準(zhǔn)確時(shí)間和側(cè)重參觀(guān)的內(nèi)容，以便校史館做好各項(xiàng)接待準(zhǔn)備工作。
4. 各單位參觀(guān)時(shí)由聯(lián)系人負(fù)責(zé)填寫(xiě)《西南石油大學(xué)校史館參觀(guān)接待登記表》，以保證校史館展品，設(shè)施的安全和參觀(guān)活動(dòng)的正常進(jìn)行。
5. 觀(guān)眾進(jìn)館參觀(guān)要服從工作人員安排，應(yīng)舉止文明，保持館內(nèi)安靜、衛(wèi)生，不觸摸展柜展品，不得在館內(nèi)吸食香煙、零食、飲料等。
6. 接待人員要做到服裝整潔，舉止端莊，熱情禮貌、精神飽滿(mǎn)。講解力求做到文字簡(jiǎn)練、口齒清楚、語(yǔ)言生動(dòng)、表述準(zhǔn)確，耐心解答觀(guān)眾提出的問(wèn)題。
7. 校史館定期開(kāi)館時(shí)間：每周星期二～星期四 15：00—17：00；遇特殊情況，開(kāi)館時(shí)間另行通知。
8. 校史館參觀(guān)接待聯(lián)系電話(huà)：028-83035471 ，聯(lián)系人：李燕。
9. 校史館歡迎觀(guān)眾參觀(guān)后留言，提出意見(jiàn)和建議，以便進(jìn)一步完善服務(wù)。
校史館管理員工作職責(zé)
1. 努力學(xué)習(xí)黨和國(guó)家關(guān)于檔案、校史工作的方針政策、法規(guī)，刻苦鉆研專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷提高政治思想和業(yè)務(wù)水平；
2. 熟悉學(xué)校發(fā)展歷史與現(xiàn)狀，掌握學(xué)校歷史文化積淀情況，平時(shí)做好校史資料的接收、征集、整理工作，為校史館的更新做好資料積累；
3. 制定校史館的工作規(guī)劃，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施；
4. 負(fù)責(zé)館藏資料及藏品的登記、建檔、保管、維護(hù)等日常管理工作；
5. 負(fù)責(zé)本館的校內(nèi)外參觀(guān)接待工作與校史校情宣傳介紹及教育服務(wù)工作。 負(fù)責(zé)做好參觀(guān)人員的統(tǒng)計(jì)、簽名、留言等工作，對(duì)重要參觀(guān)活動(dòng)要攝影、攝像等，為校史館留下資料；
6. 負(fù)責(zé)本館藏品、基本設(shè)施日常保護(hù)、修復(fù)及衛(wèi)生保潔工作，做好校史館平時(shí)的消防、安全、衛(wèi)生和保潔、綠化保養(yǎng)任務(wù)；
7. 負(fù)責(zé)做好校史館講解員的培訓(xùn)工作；負(fù)責(zé)做好學(xué)生在校史館勤工儉學(xué)的管理工作；
8. 完成館里交辦的其它工作。
展品的安全管理及維護(hù)制度
1. 管理員要對(duì)現(xiàn)有或新增展品編制展品目錄，賬目上應(yīng)該有管理員及見(jiàn)證人共同簽名。撤展的物品要在展品目錄上注明撤展時(shí)間，也應(yīng)有管理員及見(jiàn)證人共同簽名。撤展物品要妥善保管備查。校史館在接收物品時(shí)檔案館領(lǐng)導(dǎo)或館領(lǐng)導(dǎo)的委托人需在場(chǎng)，并在接收物品上作為見(jiàn)證人簽字。
2. 展館內(nèi)的衛(wèi)生、防火防盜、展品、展品外設(shè)施由校史館負(fù)責(zé)維護(hù)。校史館內(nèi)展品和設(shè)備應(yīng)處于正常狀態(tài)，展品和設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)維修。
3. 參觀(guān)過(guò)程中，觀(guān)眾應(yīng)愛(ài)惜展品和設(shè)備，不觸摸展板、展墻或展品，不得開(kāi)啟或關(guān)閉館內(nèi)設(shè)備，若有損壞，照價(jià)賠償。
校史館消防安全管理制度
為確保校史館人員和公共財(cái)產(chǎn)安全，制定消防安全管理制度如下：
1. 認(rèn)真貫徹執(zhí)行《消防法》《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案消防安全教育，不斷地提高檔案工作人員防火安全知識(shí)。
2. 定期檢查消防設(shè)施，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)上報(bào)并進(jìn)行整改。在險(xiǎn)情未排除之前，要采取切實(shí)可行的措施，以保安全。
3. 要組織參觀(guān)者有序進(jìn)館參觀(guān)。為了確保緊急情況下順利疏散，每次進(jìn)入館內(nèi)的總?cè)藬?shù)最多不能超過(guò)30人。
4. 嚴(yán)禁參觀(guān)人員攜帶易燃、易爆化學(xué)危險(xiǎn)物品入內(nèi)，校史館周?chē)皟?nèi)部要杜絕火源，館內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。
5. 閉館后，需徹底檢查有無(wú)安全隱患，切斷電源（關(guān)閉總電源，保持應(yīng)急電源開(kāi)啟），鎖好門(mén)窗，確認(rèn)安全后方可離開(kāi)。至少每周聯(lián)系一次保衛(wèi)處監(jiān)控部門(mén)，確認(rèn)監(jiān)控設(shè)備正常運(yùn)行。要確保閉館時(shí)監(jiān)控處于正常開(kāi)啟狀態(tài)。
6. 組織校史館工作人員接受特殊環(huán)境下的消防安全防范教育和法制教育，掌握消防器械的使用方法和報(bào)警、滅火等常識(shí)。暢通安全責(zé)任信息渠道，發(fā)生火災(zāi)、火險(xiǎn)或事故苗頭按程序采取及時(shí)措施。
