為使我校檔案資料得到有效有序的利用，更好地為學(xué)校教學(xué)科研和黨政管理各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本辦法。
一.本校工作人員因工作需要查閱本部門(mén)或本人形成的檔案，或非本部門(mén)非密級(jí)檔案，持單位介紹信或身份證明可直接到檔案館查閱；查閱非本部門(mén)的涉密檔案，須經(jīng)館負(fù)責(zé)人同意；查閱學(xué)校黨委會(huì)議、校長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、上級(jí)和本校文件中不宜公開(kāi)的檔案，須經(jīng)黨辦校辦主任批準(zhǔn)；上級(jí)保密文件需經(jīng)學(xué)校保密委員會(huì)批準(zhǔn)。
二.外單位人員利用本館非密級(jí)檔案，須持單位介紹信或個(gè)人有效證件，按規(guī)定辦理查閱手續(xù)；港、澳人員、臺(tái)灣同胞、海外僑胞要求利用本館開(kāi)放檔案的，須經(jīng)主管部門(mén)介紹；外國(guó)人利用此類(lèi)檔案，須經(jīng)學(xué)校外事管理部門(mén)介紹和校保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可查閱。
三.電話(huà)查詢(xún)檔案，只限咨詢(xún)一般問(wèn)題。凡要求將查檔結(jié)果寄往查詢(xún)單位的，必須憑單位介紹信或傳真件確認(rèn)身份并先匯來(lái)郵寄費(fèi)用，經(jīng)館長(zhǎng)同意方可辦理。
四.利用檔案須認(rèn)真填寫(xiě)登記表，檔案原則上在館內(nèi)閱覽。如因工作確需借出，須經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)并抵押有效身份證件，借期原則上不超過(guò)10天，延長(zhǎng)借閱時(shí)間需另辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不歸還者，應(yīng)酌情處分。保密檔案一律不出借。對(duì)入藏超過(guò)30年的永久保存的檔案，原則上不外借，并控制復(fù)印次數(shù)。
五.檔案利用者要對(duì)檔案的保密、安全、完整負(fù)責(zé)。閱檔時(shí)，嚴(yán)禁吸煙、喝水，嚴(yán)防損壞和污染檔案材料；嚴(yán)禁增刪、涂改、抽頁(yè)、調(diào)換、撕毀、轉(zhuǎn)借；不得擅自公開(kāi)檔案內(nèi)容，更不得丟失。如發(fā)現(xiàn)上述情況，對(duì)責(zé)任人按《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)條款進(jìn)行處理。
六.閱檔單位或個(gè)人，不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要必須從檔案中取證的，須經(jīng)主管部門(mén)審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制；凡需復(fù)制或摘抄保密檔案，須經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)制檔案只能在檔案館內(nèi)進(jìn)行。
七.校內(nèi)師生查閱檔案免費(fèi)，代翻譯收取技術(shù)服務(wù)費(fèi)，超過(guò)規(guī)定復(fù)制數(shù)量收取工本費(fèi)。商業(yè)性認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證，按照協(xié)議執(zhí)行。
八.因人事檔案的特殊性，還需遵守以下查閱規(guī)則：
1.查閱校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案，必須經(jīng)校黨委分管組織工作的書(shū)記審批，由校黨委組織部或校人事處領(lǐng)導(dǎo)指定專(zhuān)人進(jìn)行；查閱處級(jí)干部檔案，視查閱內(nèi)容分別經(jīng)校黨委組織部或校人事處領(lǐng)導(dǎo)審批，并指派專(zhuān)人進(jìn)行；查、借閱本部門(mén)科以下員工檔案，由各二級(jí)單位黨政正職審批；查、借閱非本部門(mén)人員檔案，須經(jīng)校黨委組織部或校人事處領(lǐng)導(dǎo)審批；凡外單位來(lái)函來(lái)人查閱我校員工人事檔案的，按查詢(xún)內(nèi)容分別交校黨委組織部或校人事處領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后方可利用人事檔案。
2.不得通過(guò)電話(huà)查詢(xún)干部人事檔案。校內(nèi)二級(jí)單位或校外單位需查閱我校員工人事檔案的，應(yīng)派兩名中共正式黨員持介紹信到我館人事檔案室查閱。組織人事部門(mén)因日常工作需要查檔，可指定專(zhuān)人辦理。
3.人事檔案一般不外借。如遇特殊情況確需借出使用時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批和登記手續(xù)。借出的檔案必須指定專(zhuān)人保管，不得轉(zhuǎn)借他人，更不得把檔案給無(wú)關(guān)人員或干部本人翻閱。借閱不得超過(guò)10天，若需延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)及時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)。
4.任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
