為了提高我校檔案案卷質(zhì)量，特制定本細(xì)則。
案卷質(zhì)量總的要求是：遵守文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
具體要求及組卷步驟如下：
一、收集
（一）按照立卷歸檔類(lèi)目將一個(gè)年度需要立卷歸檔的文件材料收集齊全、完整，要求應(yīng)歸檔文件的種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的正件、附件、底稿等，均齊全、完整、準(zhǔn)確。
（二）收集的重點(diǎn)是：本部門(mén)自己制作的文件材料，上、下級(jí)及其它機(jī)關(guān)針對(duì)本部門(mén)主管業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的文件材料。
二、分類(lèi)組卷
（一）分類(lèi)：即在文件收集齊全完整的基礎(chǔ)上，將文件按其內(nèi)容反映到問(wèn)題、針對(duì)的時(shí)間以及作者、保管期限等特征逐項(xiàng)分開(kāi)。
1. 分年度：即將問(wèn)題按其形成或內(nèi)容針對(duì)的年度分開(kāi)，不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。對(duì)一些內(nèi)容聯(lián)系密切的文件按下列規(guī)定處理：
（1）跨年度的請(qǐng)示，批復(fù)放在復(fù)文年立卷；
（2）工作計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等放在針對(duì)年立卷；
（3）幾年的規(guī)劃放在針對(duì)年的頭一年，幾年的工作總結(jié)放在針對(duì)年的最后一年；
（4）跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；
（5）跨年度學(xué)籍材料，放在一屆學(xué)生的畢業(yè)年度立卷；
（6）專(zhuān)案材料放結(jié)案年立卷。
2. 分級(jí)別：即將同一年度的文件按其作者（發(fā)文機(jī)關(guān)）與本單位的關(guān)系，分成上級(jí)、本級(jí)（校院）、同級(jí)。
注意：對(duì)以下與本校有密切聯(lián)系的文件，應(yīng)同本校文件放在一起。
（1）上級(jí)對(duì)本單位的批復(fù)；
（2）上級(jí)通報(bào)本單位的文件；
（3）上級(jí)普發(fā)性文件，其內(nèi)容雖只有一項(xiàng)涉及本校，但屬重要的，如：組織機(jī)構(gòu)、干部任免、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、專(zhuān)業(yè)設(shè)置等；
（4）對(duì)某一問(wèn)題、某一案件與上級(jí)機(jī)關(guān)或兄弟單位的來(lái)往文書(shū)
3.分問(wèn)題：將同一年度同一級(jí)別文件按其所反映的問(wèn)題分開(kāi)，這是分類(lèi)的重點(diǎn)。問(wèn)題要求分得準(zhǔn)確、鮮明。
4.分期限：按《文件保管期限規(guī)定》將保管期限相同的文件放在一起。
（二）組卷：
1.組卷原則：
（1）黨政管理、教學(xué)類(lèi)文件材料，應(yīng)以問(wèn)題為主，靈活運(yùn)用文件的六個(gè)特征（即：?jiǎn)栴}、作者、時(shí)間、地區(qū)、通訊者、文種）來(lái)組卷；
（2）產(chǎn)品、設(shè)備、科研、基建等類(lèi)文件材料分別按課題、項(xiàng)目、部件、結(jié)構(gòu)、階段組卷。
2.組卷要求：
（1）能以問(wèn)題組卷的盡量以問(wèn)題組卷，將同一問(wèn)題的文件組合在一起，問(wèn)題可大、可小，視文件的多少而定；
（2）若一個(gè)問(wèn)題的文件太少，可將內(nèi)容相近的幾個(gè)問(wèn)題組成一卷。若一個(gè)問(wèn)題的文件太多，也可以分開(kāi)組成數(shù)卷；
（3）同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)件與原件、正件與附件、印件與定稿、文件與電報(bào)、多種文字寫(xiě)成的同一文件等應(yīng)分別放在一起，不得分開(kāi)；
（4）會(huì)計(jì)文件單獨(dú)組卷，根據(jù)文件的多少，可一會(huì)數(shù)卷或數(shù)會(huì)一卷；
（5）統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)、簡(jiǎn)報(bào)、出版物等一般以名稱(chēng)（文種）組卷；
（6）組卷要力求問(wèn)題準(zhǔn)確、內(nèi)容鮮明、聯(lián)系密切，年代不混，保管期限適宜，并能保持同上年度中分類(lèi)卷方法一致。
（三）卷內(nèi)文件排列：
經(jīng)過(guò)分類(lèi)組合立成案卷后，卷內(nèi)文件還要按一定的規(guī)律進(jìn)行系統(tǒng)排列。
1. 密不可分的文件，應(yīng)依序排列在一起，一般批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，底稿在后；文字材料在前，圖樣在后；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，案件材料結(jié)論、決定性材料在前，依據(jù)性材料在后。
2. 會(huì)議文件，按會(huì)議通知、代表名單、議程、開(kāi)幕詞、大會(huì)報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、會(huì)議發(fā)文、決議、選舉結(jié)果、提案、總結(jié)、閉幕詞、簡(jiǎn)報(bào)、記錄等順序排列。
3. 專(zhuān)題性、成套性的文件，按時(shí)間、階段排列。
4. 其它文件材料，應(yīng)盡量將同一問(wèn)題的文件排列在一起，然后再按作者、時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。
（四）擬寫(xiě)案卷標(biāo)題：
案卷立好后，立卷人要根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容，初步為案卷擬出標(biāo)題。
1. 案卷標(biāo)題內(nèi)容、結(jié)構(gòu)：
案卷標(biāo)題內(nèi)容包括：作者、問(wèn)題、時(shí)間、地區(qū)、通訊者、名稱(chēng)（文種）等六個(gè)部分，一般只需標(biāo)出作者、問(wèn)題、文種三部分，必要時(shí)才需標(biāo)明其它部分，其常見(jiàn)的結(jié)構(gòu)有以下四種：
（1）作者——問(wèn)題——文種（最常用的一種）
如：南充市政府 關(guān)于住房改革的 決定
作者
問(wèn)題 文種
（2）作 者——時(shí)間——問(wèn)題——文種
如：西南石油學(xué)院 一九九二年度 勞動(dòng)工資 報(bào)表
作者 時(shí)間 問(wèn)題 文種
注意：時(shí)間是指文件內(nèi)容針對(duì)的年度，不是文件產(chǎn)生的時(shí)間。
（3）收發(fā)文機(jī)關(guān)——問(wèn)題——文種
如：本校與招辦 關(guān)于招生問(wèn)題的 來(lái)往函件
收發(fā)文機(jī)關(guān) 問(wèn)題
文件
（4）作者——地區(qū)——問(wèn)題——文種
如：南充市關(guān)于 順慶區(qū) 鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的 調(diào)查報(bào)告
作者
地區(qū) 問(wèn)題 文種
2. 案卷標(biāo)題要求：
（1）文字簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確，能夠確切地反映出卷內(nèi)文件內(nèi)容，字?jǐn)?shù)最多不超過(guò)五十個(gè)：
（2）語(yǔ)句通順、流暢、符合語(yǔ)法規(guī)則；
（3）結(jié)構(gòu)完整，體式一致。
（五）檢查調(diào)整
1. 應(yīng)歸檔的文件是否齊全；
2. 已歸檔的每份文件是否完整，正件、附件、底稿是否都有；
3. 有無(wú)重復(fù)，無(wú)保存價(jià)值的文件、一般文件的草稿未經(jīng)簽發(fā)、未生效的文件以及不必歸檔的文件混入；
4. 年份是否分清，級(jí)別是否分準(zhǔn)；
5. 分類(lèi)是否正確、問(wèn)題是否集中、準(zhǔn)確；
6. 卷內(nèi)文件排列是否合理；
7. 保存價(jià)值是否基本一致；
8. 已歸檔的文件是否符合文件制作的要求，有無(wú)：三筆“（鉛筆、圓珠筆、水彩筆）現(xiàn)象；
9. 每卷的厚度是否適度（不超過(guò)200頁(yè)）；
10. 案卷標(biāo)題是否符合要求；
檢查中若發(fā)現(xiàn)分類(lèi)組卷有問(wèn)題，要進(jìn)行重新調(diào)整；發(fā)現(xiàn)文件收集不齊全，要繼續(xù)收集；發(fā)現(xiàn)文件制作不符合要求，要退回文件制作人員要求其重新制作。
（六）請(qǐng)檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員檢查、驗(yàn)收。
三、編目裝訂
（一）編制頁(yè)號(hào)：
1. 成卷裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每張材料正面的右下角，背面的左下角，距邊二公分處，用打號(hào)機(jī)打上頁(yè)號(hào)；
2. 一張紙上若貼有若干張小紙，每張小紙也算一張；一張大紙若折疊成幾張，仍按一張計(jì)算。沒(méi)有文字頁(yè)面不編號(hào)；
3. 打號(hào)碼的位置應(yīng)一致，不能忽高忽低，忽左忽右；
4. 頁(yè)號(hào)盡量不漏不重，若實(shí)在不小心編錯(cuò)，不要亂涂，應(yīng)在備考表上說(shuō)明；
5. 單份裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件的右上方加蓋檔號(hào)章并逐件編制件號(hào)、頁(yè)號(hào)；
6. 聲像材料應(yīng)在裝具上或背面逐件編號(hào)。
（二）填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄：
卷內(nèi)目錄由順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、文件標(biāo)題、文件日期、文件所在頁(yè)號(hào)、備注組成。
1. 順序號(hào)：按照卷內(nèi)文件排列的先后，一份文件編一個(gè)順序號(hào)，單獨(dú)填寫(xiě)一欄，正文和附件可合編一個(gè)順序號(hào)，文件標(biāo)題分欄登記。
2. 文號(hào)：填寫(xiě)文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
3. 責(zé)任者：填文件末尾的署名者（落款）。
注意：責(zé)任者有時(shí)與文件的作者是一致的，有時(shí)不一致，當(dāng)兩者不一致時(shí)，不要將文件的起草者（作者）當(dāng)成責(zé)任者。
4. 文件標(biāo)題：一般照實(shí)抄錄，不要隨意更改和簡(jiǎn)化，但沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能反映文件內(nèi)容的，要自擬或重新擬寫(xiě)。重?cái)M和自擬的標(biāo)題，要外加[
]號(hào)。
5. 文件日期：填寫(xiě)文件的制發(fā)日期，沒(méi)有日期的要考證清楚后填寫(xiě)。
6. 文件所在頁(yè)號(hào)，填寫(xiě)每份文件的首頁(yè)號(hào)，最后一份文件寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。
7. 會(huì)議記錄要填寫(xiě)每次會(huì)議的時(shí)間和議題。
8. 聲像材料，應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
9. 卷內(nèi)目錄字跡要清晰正規(guī)。
（三）填寫(xiě)卷內(nèi)備考表：
備考表主要用以填寫(xiě)有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明（包括文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、頁(yè)號(hào)的漏編、重編等）和立卷人、檢查人、立卷時(shí)間，若無(wú)情況可說(shuō)明，應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。
（四）填寫(xiě)案卷封面：
案卷封面包括類(lèi)別名稱(chēng)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)頁(yè)數(shù)，起止時(shí)間、保管期限等項(xiàng)。要求字跡工整、清晰、美觀(guān)大方。
（一）
案卷的裝訂：
1. 案卷裝訂前要先去除卷內(nèi)文件上的金屬物；
2. 文件沒(méi)留裝訂線(xiàn)的要貼補(bǔ)加邊，破損的要裱糊好，幅面較大的要折疊。
3. 案卷目錄放卷首，備考表置卷末，右、下取齊，用三孔一線(xiàn)法（孔距八公分）裝訂牢固。要求不散頁(yè)、不壓頁(yè)。
四、編制案卷移交目錄
1. 將本單位當(dāng)年立成的案卷按永久——長(zhǎng)期——短期的順序進(jìn)行系統(tǒng)排列編制；
注意不要將內(nèi)容上互相有聯(lián)系的案卷分開(kāi)。
2. 給每個(gè)案卷編上順序號(hào)；
3. 按照編號(hào)的順序號(hào)依次將案卷封面上的內(nèi)容逐項(xiàng)登入目錄，案卷移交目錄一式三份，連同案卷一起向檔案館移交。
