校內(nèi)各單位：
為進(jìn)一步推進(jìn)我校檔案工作的規(guī)范化、制度化管理，確保學(xué)校各類(lèi)文件材料及時(shí)、完整的歸檔，更好地為學(xué)校中心工作服務(wù)，按照國(guó)家及學(xué)校檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合檔案數(shù)字化工作的具體要求，現(xiàn)將2014年歸檔要求通知如下：
一、歸檔范圍與時(shí)間
在學(xué)校教學(xué)科研、黨政管理等活動(dòng)中形成的凡是記載和反映學(xué)校主要職能活動(dòng)、具有查考和利用價(jià)值的各種類(lèi)型和載體形式（紙質(zhì)、照片、磁盤(pán)、錄像帶等）的文件材料和實(shí)物均應(yīng)歸檔保存。應(yīng)特別重視收集在重要會(huì)議及活動(dòng)（如黨的群眾路線(xiàn)教育實(shí)踐活動(dòng)、大型會(huì)議、全校性活動(dòng)、教代會(huì)、外事活動(dòng)、各項(xiàng)檢查評(píng)估等）中形成的重要文件材料、協(xié)議合同、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿以及領(lǐng)導(dǎo)題詞、照片、錄像等聲像材料。具體的歸檔范圍見(jiàn)《西南石油大學(xué)立卷部門(mén)檔案歸檔范圍和保管期限規(guī)定》。
1、2013年形成的文書(shū)類(lèi)文件材料應(yīng)在2014年6月30日以前完成歸檔工作；科研、產(chǎn)品等項(xiàng)目材料在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔；基建材料在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后六個(gè)月內(nèi)或工程決算審計(jì)后三個(gè)月內(nèi)歸檔。
2、2014年入學(xué)的本科生、專(zhuān)科生的學(xué)籍卡教務(wù)處應(yīng)在當(dāng)年的10月1日以前完成歸檔工作。
3、2014年6月和12月分開(kāi)授位的研究生學(xué)位材料應(yīng)按要求規(guī)范整理后于2014年10月和次年的3月前歸檔。
4、2014年畢業(yè)生合影照片（含電子版）應(yīng)于7月10日前整理歸檔；重大活動(dòng)中產(chǎn)生的照片、視頻等聲像材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。
5、教職工的人事檔案材料應(yīng)在材料形成后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。
6、離退休職工的喪葬撫恤文件應(yīng)在材料形成后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。
二、歸檔要求
1、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視本單位的立卷歸檔工作，認(rèn)真審查歸檔文件材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，防止漏歸、錯(cuò)歸；兼職檔案員要認(rèn)真做好平時(shí)預(yù)立卷工作，合理分類(lèi)，安全存放，保證本單位（部門(mén)）的文件材料及時(shí)、完整歸檔。
2、依照《高等學(xué)校檔案管理辦法》和我校實(shí)際情況，實(shí)行紙質(zhì)材料和電子材料同步歸檔的制度。每件（份）歸檔的紙質(zhì)材料需用不銹鋼釘訂載（檔案館提供不銹鋼釘），歸檔的電子文件要采用通用的歸檔格式，與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并以該文件的文號(hào)或題名來(lái)命名。
3、各類(lèi)文書(shū)及科技檔案的案卷整理要求如下：
（1）各門(mén)類(lèi)檔案總的質(zhì)量要求是：遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)考慮和區(qū)分文件材料的不同保管價(jià)值，使案卷便于保管與利用。
（2）卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映我校教學(xué)、科研和管理活動(dòng)的內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書(shū)寫(xiě)材料利于長(zhǎng)期保存。
（3）管理內(nèi)容的檔案按形成部門(mén)、問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。密不可分的文件材料應(yīng)放在一起歸檔，其排列順序?yàn)椋号鷱?fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要修改稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
（4）確定文件材料的保管價(jià)值，要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷：凡反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)學(xué)校、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管；其他的列為長(zhǎng)期/短期或30年/10年保存。
（5）歸檔的聲像、實(shí)物檔案須標(biāo)明事由（事件）及時(shí)間、地點(diǎn)、人物。
（6）一般不能使用復(fù)印件歸檔；如確無(wú)原件的，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋單位印章歸檔。
4、學(xué)位論文與學(xué)位評(píng)審材料按《西南石油大學(xué)研究生學(xué)位檔案材料歸檔辦法》（附件1）的要求進(jìn)行整理和歸檔。
5、各單位需從檔案館網(wǎng)站上下載并填寫(xiě)好excel格式的移交清單（一式兩份）（見(jiàn)附件2和附件3），經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后向檔案館移交。移交時(shí)，交接雙方須簽字并標(biāo)明移交日期。
6、由于本輪聘任機(jī)構(gòu)調(diào)整和人員變動(dòng)較大，我館將于五月份對(duì)全校兼職檔案員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，請(qǐng)各單位將主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員名單于4月30日前報(bào)檔案館，聯(lián)系人：蔣萍萍，電話(huà)：2307。為加強(qiáng)溝通，請(qǐng)各位兼職檔案員加入石大兼職檔案員群，群號(hào)為57360653，申請(qǐng)加入時(shí)，注明：?jiǎn)挝?姓名。
附件1：
附件1：西南石油大學(xué)研究生學(xué)位材料管理辦法.doc
附件2：
附件2：西南石油大學(xué)綜合類(lèi)檔案材料歸檔移交清單.xls
附件3： 附件3：西南石油大學(xué)研究生學(xué)位論文材料歸檔移交總目錄及分目錄.xls
西南石油大學(xué)檔案館
2014年4月22日
