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西南石大教〔2016〕45號(hào)
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西南石油大學(xué)本科教學(xué)檔案管理辦法
(2016年3月)
第一章 總則
第一條 在本科教學(xué)工作中形成的各種檔案材料記錄了本科教學(xué)工作的全過(guò)程，是反映學(xué)校本科教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)，也是學(xué)校檔案工作的重要組成部分。為了進(jìn)一步規(guī)范本科教學(xué)檔案管理工作，明確管理職能與權(quán)限，保證檔案管理工作的層次性和科學(xué)性，根據(jù)我校實(shí)際情況和檔案管理的總體要求，特制定本辦法。
第二條 本科教學(xué)檔案管理是學(xué)校本科教學(xué)管理的一個(gè)重要組成部分，是各級(jí)教學(xué)管理人員的崗位職責(zé)之一，也是本科教學(xué)工作的考核指標(biāo)之一。
第二章 檔案管理
第三條 本科教學(xué)檔案實(shí)行分工負(fù)責(zé)制。
在教育教學(xué)工作中形成的對(duì)學(xué)校工作有永久或長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案由學(xué)校檔案館集中統(tǒng)一分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行保管和利用。
在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本科教學(xué)具有參考利用價(jià)值的短期保存檔案由教務(wù)處、各學(xué)院（相關(guān)部門(mén)）及教研室（實(shí)驗(yàn)室）按檔案的形成及其相關(guān)性負(fù)責(zé)保管和利用。其中，教務(wù)處在教育教學(xué)管理工作中形成的，對(duì)教務(wù)處工作有保存價(jià)值的檔案，主要由教務(wù)處負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管和利用；各學(xué)院（相關(guān)部門(mén)）在教育教學(xué)工作中形成的，對(duì)學(xué)院（相關(guān)部門(mén)）工作有保存價(jià)值的檔案主要由各學(xué)院（相關(guān)部門(mén)）負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管和利用；各教研室（實(shí)驗(yàn)室）在教育教學(xué)工作中形成的，對(duì)教研室（實(shí)驗(yàn)室）工作有保存價(jià)值的檔案由各教研室（實(shí)驗(yàn)室）負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管和利用。
第四條 檔案館、教務(wù)處、各學(xué)院（相關(guān)部門(mén)）應(yīng)明確分管教學(xué)檔案工作的負(fù)責(zé)人，配備相應(yīng)專(zhuān)（兼）職教學(xué)檔案管理人員，統(tǒng)一管理本單位的教學(xué)檔案，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。
（一）檔案館職責(zé)
1.監(jiān)督、指導(dǎo)教務(wù)處和學(xué)院（相關(guān)部門(mén)）做好檔案的收集、積累、整理組卷工作，并接收組卷完畢的檔案進(jìn)館。
2.負(fù)責(zé)對(duì)接收來(lái)的檔案進(jìn)行整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)。
3.開(kāi)展檔案的開(kāi)放與利用工作，為學(xué)校的本科教學(xué)工作服務(wù)。
4.確保歸檔檔案的安全，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。
5.利用本科教學(xué)檔案編輯檔案參考資料和檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。
6.配合教務(wù)處對(duì)各學(xué)院（相關(guān)部門(mén)）專(zhuān)（兼）職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開(kāi)展本科教學(xué)檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)，努力提高檔案人員的素質(zhì)和檔案工作水平。
（二）教務(wù)處職責(zé)
1.貫徹學(xué)校檔案工作的方針、政策和法規(guī)，將檔案工作納入到學(xué)校本科教學(xué)的規(guī)章制度之中。
2.加強(qiáng)與檔案館的聯(lián)系，協(xié)同做好本科教學(xué)檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保教務(wù)處歸檔材料的齊全、完整、規(guī)范。
3.負(fù)責(zé)教務(wù)處形成的本科教學(xué)檔案進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，按規(guī)定年限保管好本科教學(xué)檔案，并提供利用。
4.按規(guī)定將相關(guān)檔案材料定期移交檔案館。
（三）各學(xué)院（相關(guān)部門(mén)）、教研室（實(shí)驗(yàn)室）
1.負(fù)責(zé)本單位形成的本科教學(xué)檔案的收集、整理、立卷、歸檔，按規(guī)定年限保管好本單位的本科教學(xué)檔案，并提供利用。
2.按規(guī)定將相關(guān)檔案材料定期移交檔案館和教務(wù)處。
第五條 各單位要保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要能方便查閱和使用。建立教學(xué)檔案查閱制度，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，借閱必須進(jìn)行登記。
第六條 本科教學(xué)檔案是學(xué)校及部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行日常管理的原始材料，各教學(xué)單位必須依照檔案管理權(quán)限，遵守檔案安全、保密、消防的規(guī)章制度、妥善保管自存檔案資料。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門(mén)或個(gè)人不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拆卷、涂改、批注、增刪、抽頁(yè)、剪裁和污損。
第七條 本科教學(xué)檔案的銷(xiāo)毀。本科教學(xué)檔案的銷(xiāo)毀必須符合檔案保管期限的要求，經(jīng)有關(guān)各單位檔案室及本單位負(fù)責(zé)人共同鑒定核準(zhǔn)后，由兩名監(jiān)銷(xiāo)人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀的教學(xué)檔案要登記造冊(cè)，并永久保存。
第三章 范圍和期限
第八條 凡在本科教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料均屬本科教學(xué)檔案。
第九條 本科教學(xué)檔案的范圍。
（一）上級(jí)主管部門(mén)及學(xué)校制定的有關(guān)本科教學(xué)建設(shè)和改革的重大決策、決議、規(guī)章制度等文件。
（二）體現(xiàn)學(xué)校社會(huì)地位、聲譽(yù)的有關(guān)本科教學(xué)活動(dòng)成果的文件或?qū)嵨铮ㄈ鐐€(gè)人、集體獎(jiǎng)狀等）。
（三）學(xué)校向上級(jí)主管部門(mén)遞交的有關(guān)本科教學(xué)的重要請(qǐng)示、申報(bào)材料和工作報(bào)告等相關(guān)材料。
（四）用于認(rèn)定學(xué)生學(xué)籍、學(xué)業(yè)情況的重要文檔，如學(xué)籍異動(dòng)文件、試卷、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等。
（五）反映教師從事教學(xué)工作的經(jīng)歷、業(yè)績(jī)水平的重要文檔，如課表、獲獎(jiǎng)文件等。
（六）按照學(xué)校檔案管理要求須留存的其他教學(xué)工作文檔。
第十條 本科教學(xué)檔案的期限。本科教學(xué)檔案從建檔時(shí)間開(kāi)始計(jì)算，分為永久、長(zhǎng)期、短期保存。
（一）永久保存：凡是反映學(xué)校本科教學(xué)基本歷史面貌的具有史料研究?jī)r(jià)值的教學(xué)檔案應(yīng)該永久保存。
（二）長(zhǎng)期保存：凡是反映學(xué)校本科教學(xué)的一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料應(yīng)該保存50年。
（三）短期保存：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本科教學(xué)具有參考利用價(jià)值的文件材料應(yīng)該保存15年，專(zhuān)門(mén)本科教學(xué)檔案應(yīng)保存至規(guī)定年限。
第四章 歸檔流程
第十一條 形成與積累。
（一）新學(xué)期開(kāi)始后，結(jié)合日常教學(xué)管理工作，教務(wù)處、各學(xué)院（相關(guān)部門(mén)）的專(zhuān)（兼）職檔案管理人員按附表目錄集存文件材料，定期進(jìn)行整理，并按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔。
（二）歸檔的教學(xué)文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字蓋章手續(xù)完備。
第十二條 整理組卷。
根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，按照保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的原則進(jìn)行組卷。歸檔可以按照分年度、分項(xiàng)目、分期限等原則分別立卷。
（一）做好本單位歸檔文件材料的記錄，詳細(xì)說(shuō)明存檔文件的名稱(chēng)、去向、存放地點(diǎn)、辦理存檔的時(shí)間。
（二）移交檔案時(shí)交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整齊全，排列、書(shū)寫(xiě)是否符合要求、標(biāo)題是否確切。凡不符合要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正補(bǔ)交。
（三）交由檔案館的歸檔材料要求紙質(zhì)材料與電子文件同步移交。
（四）移交時(shí)填寫(xiě)移交目錄。移交目錄一式二份，雙方各執(zhí)一份。
第十三條 檔案錄入。
（一）交由檔案館的歸檔材料按照《西南石油大學(xué)檔案規(guī)范歸檔實(shí)施辦法》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。
（二）教務(wù)處、學(xué)院（相關(guān)部門(mén)）集存的歸檔材料按照西南石油大學(xué)本科教學(xué)管理文件的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。
第五章 附則
第十四條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行，由教務(wù)處負(fù)責(zé)解釋。
附件：1.西南石油大學(xué)本科教學(xué)檔案檔案館歸檔內(nèi)容一覽表
2.西南石油大學(xué)本科教學(xué)檔案二級(jí)部門(mén)歸檔內(nèi)容一覽表
西南石油大學(xué)
2016年3月29日
西南石油大學(xué)辦公室 2016年3月29日印發(fā)
附件1
西南石油大學(xué)本科教學(xué)檔案檔案館歸檔內(nèi)容一覽表
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類(lèi)別 |
序號(hào) |
類(lèi)目名稱(chēng) |
保存期 |
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綜合 |
1 |
上級(jí)主管部門(mén)有關(guān)教學(xué)工作的重要文件 |
長(zhǎng)期 |
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2 |
學(xué)校有關(guān)教學(xué)管理工作的規(guī)章制度、辦法、規(guī)定及其它教學(xué)文件 |
永久 |
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3 |
學(xué)校有關(guān)教學(xué)工作的計(jì)劃和總結(jié)、教學(xué)工作的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表 |
永久 |
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4 |
向上級(jí)主管部門(mén)呈報(bào)的有關(guān)本科教學(xué)工作的重要報(bào)告、請(qǐng)示；上級(jí)主管部門(mén)的重要批復(fù) |
長(zhǎng)期 |
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5 |
學(xué)校本科教學(xué)工作會(huì)議重要文件資料 |
長(zhǎng)期 |
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教學(xué)建設(shè) |
6 |
新專(zhuān)業(yè)（含雙學(xué)位）專(zhuān)業(yè)設(shè)置的申請(qǐng)批文；學(xué)士學(xué)位授予權(quán)的申請(qǐng)批文 |
長(zhǎng)期 |
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7 |
專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)方案 |
長(zhǎng)期 |
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8 |
省部級(jí)以上教學(xué)成果獲獎(jiǎng)批文及獎(jiǎng)狀 |
永久 |
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教學(xué)運(yùn)行 |
9 |
課程教學(xué)大綱；課程總表（含校歷） |
長(zhǎng)期 |
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10 |
學(xué)生考試違紀(jì)作弊處理文件 |
長(zhǎng)期 |
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11 |
優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）摘要匯編 |
長(zhǎng)期 |
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學(xué)籍管理 |
12 |
新生基本信息登記表 |
永久 |
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13 |
專(zhuān)升本學(xué)生錄取名單 |
永久 |
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14 |
轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)學(xué)生名單 |
永久 |
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15 |
推免研究生學(xué)生名單 |
永久 |
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16 |
學(xué)生學(xué)籍處理文件 |
永久 |
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17 |
畢業(yè)生成績(jī)單 |
永久 |
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18 |
畢業(yè)生名冊(cè)（學(xué)生基本信息、畢業(yè)證編號(hào)、學(xué)位證編號(hào)等） |
永久 |
